La direction de projet IT consiste à porter la responsabilité d’un projet informatique de bout en bout : cadrage, coordination des équipes internes et des prestataires, arbitrages, tenue des délais et du budget, mise en service.
Lunova, cabinet de conseil en systèmes d’information établi à Nyon, dirige ces projets pour les PME de Suisse romande, du côté du client, sans réaliser ni revendre les solutions déployées.
Quand confier la direction d'un projet à l'extérieur ?
Plusieurs situations peuvent conduire une PME à faire diriger un projet informatique par un intervenant externe.
- Un projet structurant arrive, sans pilote disponible en interne. Une migration, un renouvellement d’infrastructure ou le déploiement d’un outil métier tombe au moment où l’équipe informatique tient déjà l’exploitation quotidienne.
- Le projet a commencé et il dérive. Les jalons reculent, le périmètre s’élargit, le budget se tend, et les décisions attendent.
- Plusieurs prestataires interviennent sur le même projet. Chacun livre sa partie ; personne ne tient l’ensemble, ni les interfaces entre les lots, ni le calendrier commun.
- Le sujet est technique, l’enjeu est métier. L’informatique d’un nouveau bâtiment, la refonte d’un intranet qualité ou un projet d’archivage engagent l’organisation autant que le système d’information.
- La Direction a validé l’investissement et n’a pas de visibilité sur l’avancement réel. Les points de situation sont techniques, les écarts se découvrent tard.
Ce que la direction de projet règle
- Une date de fin et un budget qui tiennent, parce qu’ils reposent sur un périmètre écrit et sur un suivi des écarts, et non sur l’optimisme du lancement.
- Une répartition claire des responsabilités entre l’entreprise, ses équipes métiers et ses prestataires : qui fournit quoi, qui valide quoi, qui décide quoi.
- Des prestataires pilotés depuis la position du client, y compris lorsqu’ils sont plusieurs à intervenir sur des lots interdépendants.
- Une charge maîtrisée pour vos équipes : la coordination, le suivi des livrables et l’animation des séances ne s’ajoutent pas à leur activité courante.
- Des décisions préparées et prises au bon moment, avec ce qu’il faut d’éléments pour arbitrer, sans que la Direction ait à entrer dans le détail technique.
Comment Lunova dirige un projet
Le projet reste celui de l’entreprise.
Lunova en assure la conduite, en quatre temps.
1 · Cadrage
Objectif métier attendu, périmètre, budget, jalons, rôles de chacun côté entreprise et côté prestataires, risques identifiés dès le départ. C’est le document auquel on revient quand une demande nouvelle apparaît en cours de route.
2 · Pilotage de l'exécution
Animation des séances de projet, suivi des livrables et des jalons, coordination des prestataires et des équipes internes, traitement des écarts dès qu’ils apparaissent. Les arbitrages qui dépassent le projet remontent à la Direction au lieu d’être absorbés en silence.
3 · Gouvernance et décision
Un point de situation lisible par la Direction : avancement, écarts, risques, décisions attendues et leurs conséquences. Le rôle du directeur de projet est de préparer la décision, pas de la prendre à la place du client.
4 · Mise en service et clôture
Coordination de la bascule, transfert vers les équipes qui exploiteront la solution, bilan de fin de projet. La recette fonctionnelle et l’accompagnement des utilisateurs relèvent de l’assistance à maîtrise d’ouvrage, qui peut être conduite en parallèle.
Lunova ne développe pas, ne configure pas et n’intègre pas : ce sont les spécialistes qui réalisent. Le rôle est celui d’un chef d’orchestre : analyser, sélectionner, challenger, coordonner, arbitrer avec vous et suivre l’exécution jusqu’au résultat. Lorsque nous connaissons des technologies ou des partenaires dont nous savons qu’ils fonctionnent, nous les proposons parce que nous considérons qu’ils répondent au besoin.
Des projets réellement dirigés
Lunova conduit des missions récurrentes et plusieurs dizaines de projets IT pilotés, sur des sujets d’infrastructure comme sur des sujets applicatifs métiers.
- migration de Skype for Business vers Microsoft Teams ;
- migration d’Exchange vers Microsoft 365 ;
- passage de SharePoint On-Premise à SharePoint Online, avec mise en place de la gestion documentaire ;
- renouvellement et transformation d’un cœur de réseau ;
- projets de pare-feu ;
- refonte d’un intranet qualité, mission sur laquelle Lunova a tenu à la fois la direction de projet et l’assistance à maîtrise d’ouvrage ;
- projets d’archivage ;
- volet informatique de la construction d’un nouveau bâtiment.
Le déroulé complet de la refonte d’intranet qualité, côté maîtrise d’ouvrage, est décrit sur la page assistance à maîtrise d’ouvrage. Les deux rôles y ont été tenus en parallèle : ils restent distincts, mais peuvent être confiés au même intervenant.
Ces projets n’ont ni la même durée, ni les mêmes interlocuteurs, ni les mêmes risques. Ils ont en commun d’engager plusieurs prestataires, des utilisateurs qui devront changer d’outil, et une Direction qui attend un résultat à une date donnée.
Ce que vous recevez pendant et après le projet
Un projet informatique ne se joue pas seulement sur la technique. Le périmètre qui n’a jamais été arrêté, l’absence de quelqu’un ayant autorité pour trancher, et l’écart découvert trop tard pour être corrigé sans coût pèsent tout autant. La direction de projet traite ces trois points.
Lunova s’adapte à la méthodologie de projet en place chez le client. Lorsqu’il n’en existe pas, le dispositif se cale au cadrage.
En pratique, l’essentiel de ce que produit la direction de projet est rassemblé dans le support du comité de pilotage, présenté et discuté à chaque séance plutôt que dispersé dans des documents séparés. On y retrouve :
- l’avancement par rapport au périmètre, au planning et au budget arrêtés au cadrage ;
- les écarts constatés et ce qu’ils impliquent ;
- les risques ouverts et les mesures prises ;
- les décisions attendues de la Direction, avec les options et leurs conséquences ;
- les décisions actées lors des séances précédentes.
S’y ajoutent, selon le projet : une note de cadrage en début de mission, un planning tenu à jour pendant toute sa durée, et un bilan de fin de projet avec les éléments transmis aux équipes qui exploiteront la solution.
Deux choses ne sont pas comprises dans cette prestation : la réalisation technique, qui revient aux prestataires retenus, et l’exploitation de la solution après sa mise en service.
Direction de projet ou AMOA : que faut-il vraiment ?
Les deux prestations interviennent sur un projet informatique, mais ne répondent pas de la même chose. Elles ne se succèdent pas : elles peuvent être tenues en parallèle, y compris par le même intervenant.
Direction de projet
Ce que fait le rôle
Lunova tient le pilotage et la gouvernance de l’exécution : cadrage, planning, budget, coordination des prestataires, arbitrages, risques, comités de pilotage, mise en service, clôture.
Lunova représente votre maîtrise d’ouvrage : expression du besoin, cahier des charges, appel d’offres, comparaison des réponses, aide au choix, puis recette fonctionnelle et accompagnement des utilisateurs.
La question que vous vous posez
« Qui tient ce projet de bout en bout ? »
« Qui défend notre besoin, du cahier des charges jusqu’à l’adoption par les équipes ? »
Quand y faire appel
Quand le projet est décidé et qu’il faut le tenir : plusieurs prestataires à coordonner, un budget et une date à respecter, une équipe interne déjà chargée.
Quand le besoin n’est pas encore écrit : il faut le formaliser, comparer des offres qui ne se comparent pas, et vérifier que ce qui est livré correspond.
Questions fréquentes sur la direction de projet IT
Combien coûte une direction de projet externalisée ?
Le budget dépend du projet lui-même : sa durée, le nombre de prestataires à coordonner, le nombre d’interlocuteurs internes et l’intensité de pilotage attendue. Un projet demande une présence soutenue pendant ses phases critiques et un suivi plus léger entre deux jalons. Le périmètre et le budget se cadrent lors du premier échange, avant toute proposition.
Nous avons déjà un chef de projet en interne. Qu'apporte une direction de projet externe ?
Un chef de projet interne connaît l’entreprise, ses usages et ses contraintes : c’est un atout réel. La difficulté est ailleurs : il conduit le projet en plus de son activité courante, et il doit parfois arbitrer avec des prestataires dont il n’a pas l’habitude de négocier les engagements. Une direction externe peut soit prendre la conduite du projet, soit appuyer ce chef de projet sur la coordination des prestataires et la préparation des décisions.
Notre intégrateur propose son propre chef de projet. Est-ce suffisant ?
Le chef de projet de l’intégrateur pilote la livraison de son périmètre, et c’est son rôle. Il ne pilote ni les autres prestataires, ni les impacts du projet sur votre organisation, ni les arbitrages qui appartiennent à l’entreprise. Les deux fonctions sont complémentaires : l’une répond de sa prestation, l’autre répond du projet devant la Direction.
Peut-on faire appel à vous sur un projet déjà lancé qui dérive ?
Oui. La reprise commence par un état des lieux du projet : ce qui a été livré, ce qui reste, ce qui a été engagé contractuellement et où se situent les écarts. Vient ensuite une remise à plat du périmètre, du calendrier et des rôles, puis la reprise du pilotage. Une reprise honnête suppose d’accepter que certaines décisions initiales soient rouvertes.
Est-ce que Lunova réalise aussi la partie technique ?
Non. Lunova ne développe pas, ne configure pas et n’intègre pas : la réalisation revient aux spécialistes, qu’il s’agisse de vos prestataires en place ou de partenaires mobilisés pour le projet. Cette séparation est ce qui permet de challenger une proposition technique sans être juge et partie.
Comment se passe un premier contact ?
Par un échange de trente minutes, sans engagement. Quatre points : quel est votre projet et où en est-il, qu’avez-vous déjà engagé, quelles premières pistes sont possibles, et faut-il aller plus loin.